Kwikly Business en verwerkersovereenkomst

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Kwikly Business: de software waarmee je je bedrijf, team en klanten beheert. Ze komen bovenop de algemene voorwaarden en de voorwaarden dienstverleners. Deel B is de verwerkersovereenkomst. Je sluit Kwikly Business af als ondernemer.

Kwikly is: Kwikly (eenmanszaak), KvK 97996025, btw NL005302676B86, Noordbrabantstraat 162-3, 1083 BG Amsterdam, support@kwikly-services.com

Deel A. Kwikly Business

1. Wat Kwikly Business is

1.1 Kwikly Business is software om je eigen bedrijf te runnen. Wat je ermee doet voor je eigen klanten en team, staat los van de bemiddeling van Kwikly. Kwikly is hier leverancier van software, niet je werkgever, opdrachtgever of partner.

1.2 Kwikly Business bevat onder andere:

• planning, beschikbaarheid, verlof en overlapdetectie
• teamleden uitnodigen en klussen toewijzen
• inklokken en uitklokken met locatiecontrole, status van wie onderweg of bezig is, meldingen bij te laat komen
• urenregistratie, loonkosten en punctualiteit per teamlid
• kwaliteitscontrole volgens VSR-DKS, met foto's en locatie
• klantenbeheer, geïmporteerde boekingen en vaste boekingen
• facturen, betaallinks, herinneringen en aanmaningen, btw- en omzetoverzichten
• chat met je team en je klanten
• meerdere beheerders, logboek, Google Agenda, sms-samenvattingen en reviewverzoeken

1.3 Kwikly mag functies verbeteren, toevoegen of vervangen. Halen we een belangrijke functie weg, dan laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten en mag je opzeggen.

2. Prijs en betaling

2.1 Kwikly Business kost €79,99 per maand, exclusief btw. Daarbij horen 5 teamleden. Elk extra actief teamlid kost €1,99 per maand, exclusief btw. Het aantal wordt automatisch bijgewerkt als je teamleden toevoegt of verwijdert.

2.2 Je start met een proefperiode van 30 dagen. Bij de start vraagt Stripe een betaalmethode. Zeg je niet op vóór het einde van de proefperiode, dan gaat het betaalde abonnement in.

2.3 Je betaalt per maand vooruit via Stripe. Het abonnement wordt elke maand verlengd en is maandelijks opzegbaar in je account. Na opzeggen houd je toegang tot het einde van de betaalde maand. Betaald abonnementsgeld wordt niet terugbetaald.

2.4 Betaal je niet, dan kan Kwikly na een herinnering de Business-functies uitschakelen tot betaald is. Je gegevens blijven dan bewaard (zie artikel 5).

2.5 Kwikly kan de prijs wijzigen met een aankondiging van minstens 30 dagen. Je kunt dan opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.

3. Onboarding

3.1 Bij de start kun je kiezen voor een onboardingpakket: Kwikly zet je team, klanten en bestaande klussen in Kwikly en legt het systeem uit. Het pakket hangt af van het aantal teamleden en klanten: Start €150 (tot 5 teamleden en 25 klanten), Groei €295 (tot 15 en 75), Groot €495 (tot 30 en 150), daarboven maatwerk. Prijzen zijn eenmalig en exclusief btw.

3.2 Een beperkt aantal aannemers krijgt de onboarding gratis; dat zie je bij het afsluiten.

3.3 Je levert de gegevens aan en blijft verantwoordelijk voor de juistheid. Is de onboarding uitgevoerd, dan wordt het bedrag niet terugbetaald.

4. Jouw verantwoordelijkheden

4.1 Je bent werkgever of opdrachtgever van je teamleden; Kwikly niet. Arbeidsrecht, loon, verlof, de Arbeidstijdenwet en afspraken met onderaannemers zijn jouw verantwoordelijkheid. Kwikly geeft je teamleden geen opdrachten.

4.2 Voor de persoonsgegevens van je teamleden en klanten in Kwikly Business ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Jij zorgt voor een grondslag, informeert je teamleden en klanten (bijvoorbeeld over locatiecontrole bij inklokken en foto's bij kwaliteitscontrole) en doet zo nodig een DPIA. Heb je een ondernemingsraad, dan heeft die mogelijk instemmingsrecht bij het gebruik van locatie en registratie van prestaties.

4.3 Voer alleen gegevens in die je nodig hebt. Zet geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens in vrije tekstvelden, zoals de reden van verlof.

4.4 Facturen, herinneringen en aanmaningen gaan in jouw naam naar jouw klanten. Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud, de btw en eventuele incassokosten.

4.5 Je houdt je inloggegevens geheim, geeft beheerdersrechten alleen aan mensen die je vertrouwt en verwijdert de toegang van wie vertrekt.

5. Je gegevens bij opzeggen

5.1 Jouw gegevens blijven van jou. Je kunt klanten, facturen, uren en omzet op elk moment exporteren.

5.2 Zeg je Kwikly Business op, dan blijft je account gratis bestaan en blijven je gegevens bewaard; alleen de Business-functies gaan uit. Verwijder je je bedrijfsaccount of vraag je ons dat, dan verwijdert Kwikly binnen 30 dagen de gegevens die je als verantwoordelijke in Kwikly hebt gezet. Wat Kwikly zelf wettelijk moet bewaren (zoals facturen en betalingen van platformboekingen) en wat nodig is voor lopende platformboekingen blijft bewaard.

6. Beschikbaarheid en ondersteuning

6.1 Kwikly doet zijn best om Kwikly Business altijd beschikbaar te houden, maar geeft geen garantie op beschikbaarheid. Onderhoud doen we zo veel mogelijk buiten werktijden.

6.2 Je krijgt ondersteuning via e-mail en WhatsApp op werkdagen, met voorrang boven gratis gebruikers.

7. Aansprakelijkheid

7.1 De aansprakelijkheid van Kwikly is beperkt tot directe schade en tot het abonnementsgeld van de 12 maanden voor de schade, met een maximum van €5.000. Gevolgschade, gemiste omzet en verlies van gegevens door eigen handelen vallen daarbuiten, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van Kwikly.

7.2 Je vrijwaart Kwikly voor claims van je teamleden en klanten die gaan over jouw gebruik van Kwikly Business, behalve als die claims door een fout van Kwikly komen.

Deel B. Verwerkersovereenkomst

Dit deel is de verwerkersovereenkomst bedoeld in artikel 28 AVG tussen jou (de verantwoordelijke) en Kwikly (de verwerker). Je gaat ermee akkoord bij het afsluiten van Kwikly Business. Gebruik je Kwikly gratis en voer je eigen klanten of teamleden in, dan geldt dit deel ook voor die gegevens.

8. Onderwerp en duur

8.1 Kwikly verwerkt persoonsgegevens voor jou om Kwikly Business te leveren, zoals in deel A beschreven. Welke gegevens, van wie en waarom, staat in bijlage 1.

8.2 Deze overeenkomst loopt zolang Kwikly persoonsgegevens voor jou verwerkt.

8.3 Voor de bemiddeling (boekingen via het platform, betalingen, reviews, klantaccounts) is Kwikly zelf verantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring, niet deze overeenkomst.

9. Verplichtingen van Kwikly

9.1 Kwikly verwerkt de gegevens alleen volgens jouw instructies. Die instructies zijn: deze voorwaarden en wat je in Kwikly Business instelt en doet. Kwikly gebruikt de gegevens niet voor eigen doelen, behalve geanonimiseerd om de dienst te verbeteren en te beveiligen. Vindt Kwikly een instructie in strijd met de wet, dan meldt Kwikly dat.

9.2 Iedereen bij Kwikly die toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht. Kwikly kijkt alleen in je account als dat nodig is voor ondersteuning, beveiliging of om een fout op te lossen. Meekijken wordt vastgelegd.

9.3 Kwikly neemt de beveiligingsmaatregelen uit bijlage 2.

9.4 Kwikly helpt je, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering), bij een DPIA en bij een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verzoek dat Kwikly rechtstreeks krijgt, sturen we aan jou door.

9.5 Kwikly verwerkt de gegevens in de Europese Economische Ruimte. Een subverwerker uit bijlage 3 kan gegevens daarbuiten verwerken; dat gebeurt dan alleen met passende waarborgen (EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen).

10. Subverwerkers

10.1 Je geeft toestemming voor de subverwerkers in bijlage 3. Kwikly legt hun dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover jou verantwoordelijk.

10.2 Wil Kwikly een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten. Heb je een gegronde reden tegen de wijziging, dan kun je bezwaar maken en, als we er niet samen uitkomen, Kwikly Business kosteloos opzeggen.

11. Datalekken

11.1 Ontdekt Kwikly een inbreuk op de beveiliging die jouw gegevens raakt, dan meldt Kwikly dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan de eigenaar van je bedrijfsaccount. Kwikly geeft daarbij wat het weet: wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen, de gevolgen en de genomen maatregelen.

11.2 Jij beslist of je het lek meldt aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen. Kwikly helpt je daarbij.

12. Controle

12.1 Kwikly geeft je op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat deze overeenkomst wordt nageleefd, bijvoorbeeld door een ingevulde vragenlijst. Een audit door een onafhankelijke deskundige kan maximaal één keer per jaar, met 30 dagen vooraankondiging, op jouw kosten, en met geheimhouding.

13. Einde

13.1 Deze overeenkomst eindigt als je bedrijfsaccount wordt verwijderd. Je kunt vooraf je gegevens exporteren. Kwikly verwijdert de gegevens daarna binnen 30 dagen, inclusief kopieën, behalve als de wet bewaren verplicht. Back-ups worden binnen 5 weken overschreven.

13.2 Voor deze overeenkomst geldt de aansprakelijkheidsbeperking van artikel 7, behalve voor boetes of schade die het rechtstreekse gevolg zijn van het niet nakomen van deze overeenkomst door Kwikly.

Bijlage 1. Gegevens, betrokkenen en doelen

Betrokkenen	Gegevens	Doel
Teamleden (medewerkers en onderaannemers)	Naam, e-mail, telefoon, rol, beschikbaarheid, verlof (soort, periode, notitie), toegewezen klussen, in- en uitkloktijden, locatie bij aankomst en inklokken (op dat moment, niet doorlopend), status onderweg/bezig, punctualiteit en meldingen van te laat komen, uurtarief en loonkosten, DKS-scores en foto's met locatie, chatberichten	Planning, urenregistratie, loonkosten, kwaliteitscontrole, communicatie
Jouw klanten (ingevoerd of geïmporteerd)	Naam, bedrijfsnaam, KvK, btw-nummer, e-mail, telefoon, adres, klussen en vaste boekingen, facturen en betalingen, berichten, uitnodigingen per e-mail en sms	Klantbeheer, planning, facturatie, herinneringen, communicatie, uitnodigen voor een eigen account
Beheerders van jouw bedrijf	Naam, e-mail, telefoon, rechten, logboek van handelingen	Toegang, beveiliging, verantwoording

Bijzondere persoonsgegevens horen niet in Kwikly Business (zie artikel 4.3). Bewaartermijnen staan in de privacyverklaring; jij kunt gegevens eerder verwijderen.

Bijlage 2. Beveiliging

• Alle verbindingen versleuteld (HTTPS/TLS). Hosting in een datacenter in Amsterdam (DigitalOcean AMS3).
• Wachtwoorden gehasht; inloggen met eenmalige codes en links die verlopen. Tweestapsverificatie voor beheerders van Kwikly.
• Rechten per rol: onderaannemers en medewerkers zien alleen hun eigen klussen en geen bedragen. Beheerders zien alleen hun eigen bedrijf.
• Logboek van handelingen binnen je bedrijf, auditlog bij Kwikly, en registratie van meekijken door support.
• Toegang tot de productieomgeving alleen voor de beheerder van Kwikly. Aparte test- en demo-omgevingen.
• Back-ups die binnen 5 weken worden overschreven, en automatische verwijdering volgens vaste bewaartermijnen.
• Updates van software en afhankelijkheden, en monitoring op fouten en misbruik.

Bijlage 3. Subverwerkers

Partij	Wat	Locatie
DigitalOcean LLC	Hosting, database, back-ups	Amsterdam (AMS3), EU
Twilio Inc. (SendGrid)	Versturen van e-mail	VS, EU-US Data Privacy Framework
Twilio Inc.	Versturen van sms	VS, EU-US Data Privacy Framework
Google LLC (Firebase Cloud Messaging)	Pushmeldingen in de app	VS, EU-US Data Privacy Framework
Google LLC (Google Agenda)	Klussen in je agenda zetten, alleen als je dat koppelt	VS, EU-US Data Privacy Framework
postcodeapi.nu, PDOK (Kadaster)	Adres opzoeken bij postcode en huisnummer	Nederland

Stripe verwerkt betalingen als zelfstandige verantwoordelijke en is daarom geen subverwerker.