Privacyverklaring
Versie 3.3, geldig vanaf 19 oktober 2026
Inhoud
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Kwikly verwerkt, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. We houden het zo concreet mogelijk.
1. Wie we zijn
Kwikly (eenmanszaak), KvK 97996025, btw NL005302676B86, Noordbrabantstraat 162-3, 1083 BG Amsterdam, support@kwikly-services.com . Kwikly is een eenmanszaak en heeft geen functionaris voor gegevensbescherming; vragen over privacy gaan naar hetzelfde e-mailadres.
2. Twee rollen
Kwikly als verantwoordelijke. Voor het platform bepalen wij waarom en hoe gegevens worden verwerkt: je account, boekingen via Kwikly, betalingen, reviews, klachten, de website en de app. Deze verklaring gaat daarover.
Kwikly als verwerker. Aannemers en dienstverleners gebruiken Kwikly Business om hun eigen bedrijf te beheren: hun teamleden, hun eigen klanten, uren, verlof en kwaliteitscontroles. Daarvoor is de aannemer of dienstverlener verantwoordelijk en verwerkt Kwikly de gegevens in opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Ben je teamlid of klant van zo'n bedrijf, dan kun je met vragen het beste eerst bij dat bedrijf terecht. We beschrijven die gegevens hieronder wel, zodat je weet wat er gebeurt.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
Klanten
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Account en inloggen | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, inlogcodes en inloglinks, bij inloggen met Google je Google-naam en e-mailadres | Overeenkomst |
| Boeken en uitvoeren | Adres van de klus, gekozen dienst, datum en tijd, wensen (zoals huisdieren), opmerkingen, status van de klus, in- en uitkloktijden, codes | Overeenkomst |
| Betalen en factureren | Bedragen, betaalstatus, betaalmethode en laatste 4 cijfers van een kaart (de rest ziet alleen Stripe), facturen | Overeenkomst, wettelijke plicht (fiscaal) |
| Abonnement | Plan, start en einde, betaalstatus, je verzoek om direct te starten | Overeenkomst |
| Contact met de dienstverlener | Chatberichten en foto's die je stuurt, offerteaanvragen en vragenlijsten | Overeenkomst |
| Klachten, terugbetalingen, no-shows, schademeldingen | Melding, uitleg, foto's, bewijsstukken, besluit | Overeenkomst, gerechtvaardigd belang (geschillen afhandelen) |
| Reviews en reviewverzoeken | Score, tekst, voornaam; e-mail met verzoek (hooguit één herinnering) | Gerechtvaardigd belang (betrouwbare reviews) |
| Favorieten en adressen | Opgeslagen dienstverleners en adressen | Overeenkomst |
| Servicemails en pushmeldingen | E-mailadres, apparaattoken | Overeenkomst |
Dienstverleners, aannemers en beheerders
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Aanmelden en controle | Naam, bedrijfsnaam, KvK-nummer (gecontroleerd bij de KVK), btw-nummer, adres, telefoon, e-mail | Overeenkomst, gerechtvaardigd belang (fraude voorkomen) |
| Profiel voor klanten | Naam of bedrijfsnaam, foto, over jou, diensten, tarieven, werkgebied, beschikbaarheid, reviews | Overeenkomst |
| Boekingen en uitvoering | Geaccepteerde klussen, statussen, tijden, locatie bij aankomst (zie artikel 4) | Overeenkomst, gerechtvaardigd belang |
| Uitbetaling | Stripe-accountnummer, uitbetalingen; je bankgegevens en identiteitscontrole liggen bij Stripe | Overeenkomst, wettelijke plicht |
| Betrouwbaarheid | Te laat komen, no-shows, waarschuwingen, strikes, blokkades | Gerechtvaardigd belang (klanten moeten op boekingen kunnen rekenen) |
| Klantrelaties bijhouden | Welke klant welk bedrijf via Kwikly kent, voor welke soort dienst, sinds wanneer en tot wanneer (ook na annuleren). Bij het importeren van een klant vergelijken we account, e-mailadres, telefoonnummer en KvK-nummer met bestaande klantaccounts. | Gerechtvaardigd belang (servicekosten en abonnementsregels niet laten omzeilen) |
| Omzeiling voorkomen | Bij verwijdering door een aannemer: naam, e-mail, KvK-nummer en reden, 12 maanden | Gerechtvaardigd belang (afspraak tussen aannemer en onderaannemer) |
| Abonnement Kwikly Business | Plan, aantal teamleden, betaalstatus, onboarding | Overeenkomst |
| Koppelingen | Google Agenda (versleutelde toegangssleutel), sms-samenvatting (telefoonnummer) | Overeenkomst, alleen als je het aanzet |
Teamleden en klanten van een bedrijf (Kwikly als verwerker)
Wat een aannemer in Kwikly Business invoert of laat vastleggen: naam en contactgegevens, beschikbaarheid, verlof, toegewezen klussen, in- en uitkloktijden, locatie bij aankomst en inklokken, punctualiteit, uurtarief en loonkosten, kwaliteitsscores en foto's, chatberichten; en van zijn klanten: naam, bedrijfs- en contactgegevens, adres, klussen, facturen en berichten. Kwikly stuurt eigen klanten van een dienstverlener in diens opdracht een uitnodiging per e-mail en sms om een account te activeren.
Iedereen
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Beveiliging en misbruik voorkomen | IP-adres, browser en apparaat, inlogmomenten, auditlog (ook als support met jouw account meekijkt) | Gerechtvaardigd belang |
| Bewijs van akkoord en toestemming | Welke versie van de voorwaarden je accepteerde, wanneer en vanaf welk IP; je cookiekeuze (IP versleuteld) | Wettelijke plicht (aantonen), gerechtvaardigd belang |
| Statistieken | Gebruik van de site via Google Analytics, met ingekort IP | Toestemming (cookiebanner) |
| Advertenties meten | Bezoek, aanmelding en boeking via de Meta Pixel, zonder bedragen of contactgegevens | Toestemming (cookiebanner) |
| Contact met support | Je bericht, e-mail, telefoon, eventuele WhatsApp-gesprekken | Gerechtvaardigd belang, overeenkomst |
| Belastingen en administratie | Facturen, betalingen en de onderliggende gegevens | Wettelijke plicht |
We vragen geen geslacht, geboortedatum of andere bijzondere persoonsgegevens. Zet die ook niet in berichten of opmerkingen.
4. Locatie
Wanneer. De app vraagt de locatie van de dienstverlener of het teamlid alleen op vaste momenten: bij de status Aangekomen, bij inklokken en bij het maken van een foto voor een kwaliteitscontrole. Er wordt niet doorlopend gevolgd. "Wie is onderweg of bezig" in Kwikly Business is een status die het teamlid zelf zet, geen kaart.
Waarvoor. Om te bevestigen dat het werk op het adres is gedaan: bij inklokken (binnen 200 meter van het adres), bij een melding dat de klant niet thuis was (binnen 500 meter) en als bewijs bij een kwaliteitscontrole.
Grondslag. Gerechtvaardigd belang van klant, dienstverlener en Kwikly bij bewijs van aanwezigheid. Weiger je locatie, dan kun je bij inklokken niet bevestigen dat je ter plaatse bent en beoordeelt Kwikly een no-show-melding met de hand.
Bewaren. De locatie bij inklokken wordt alleen gecontroleerd en niet bewaard. De locatie bij aankomst bewaren we 12 maanden na de klus. Locatie op kwaliteitsfoto's blijft bij de foto (2 jaar).
5. Hoe we beslissen
Kwikly neemt geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen en grote gevolgen hebben. Strikes en blokkades worden beoordeeld door een medewerker van Kwikly. Bij een no-show-melding worden de kosten pas gerekend als je 48 uur geen bezwaar maakte; bij bezwaar beslist een medewerker. Reviews worden niet automatisch verwijderd. We maken geen profielen voor reclame.
6. Met wie we gegevens delen
| Ontvanger | Wat en waarom | Waar |
|---|---|---|
| De dienstverlener of klant van de boeking | Wat nodig is voor de klus: naam, adres, telefoon, wensen, status | Nederland |
| Beheerders van hetzelfde bedrijf | Klussen, klanten, team en facturen van dat bedrijf | Nederland |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Betalingen en uitbetalingen; Stripe is zelf verantwoordelijk voor betaal- en identiteitsgegevens | EU, ook VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| DigitalOcean LLC | Hosting en back-ups | Amsterdam (AMS3) |
| Twilio Inc. (SendGrid) | Versturen van e-mail | VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| Twilio Inc. | Versturen van sms (codes, uitnodigingen, herinneringen) | VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Pushmeldingen in de app | VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| Google (inloggen met Google, Google Agenda) | Alleen als je dat zelf kiest | VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| Google Ireland (Analytics) en Meta Platforms Ireland (Pixel) | Alleen met je toestemming, zie de cookieverklaring | EU, ook VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| WhatsApp (Meta) | Alleen als je ons via WhatsApp benadert voor support | EU, ook VS (EU-US Data Privacy Framework) |
| Google (lettertypes) | Bij het laden van een pagina ziet Google je IP-adres | EU, ook VS |
| KVK, postcodeapi.nu, PDOK | KvK-nummer controleren, adres opzoeken bij postcode en huisnummer | Nederland |
| Adviseurs en overheid | Alleen als de wet dat verplicht of om een claim te behandelen | Nederland |
Met partijen die gegevens voor ons verwerken hebben we een verwerkersovereenkomst. Kwikly verkoopt geen persoonsgegevens.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account en profiel | Zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan anonimiseren we het direct. |
| Boekingen, facturen, betalingen, klachten en terugbetalingen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht), daarna verwijderd |
| Chatberichten | Zolang het account bestaat; foto's in chat, offertes en meldingen 2 jaar |
| Locatie bij aankomst | 12 maanden na de klus |
| Kwaliteitsfoto's met locatie | 2 jaar |
| Inlogcodes, inloglinks, sessies | 30 dagen |
| Serverlogs | 30 dagen |
| Auditlog en meldingen | 1 jaar |
| Logboek van een bedrijf | 2 jaar |
| Cookiekeuzes | 2 jaar |
| Akkoord met voorwaarden | Zolang het account bestaat, en daarna zolang er nog boekingsgegevens zijn |
| Apparaattokens voor push | Tot 6 maanden na laatste gebruik |
| Klantrelaties | Zolang de klantrelatie bestaat, en tot 12 maanden na de laatste boeking via Kwikly; daarna alleen nog als historie bij de boekingen (7 jaar) |
| Wachttijd verwijderde onderaannemer | 12 maanden |
| Reviews | Zolang ze getoond worden; na verwijderen van je account zonder naam |
Verwijderen gebeurt automatisch, elke nacht. Back-ups worden binnen 5 weken overschreven.
8. Beveiliging
We gebruiken versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden, eenmalige inlogcodes en -links, tweestapsverificatie voor beheerders van Kwikly, rechten per rol (onderaannemers zien bijvoorbeeld geen bedragen), versleutelde opslag van toegangssleutels, logging van gevoelige handelingen en gescheiden test- en productieomgevingen. Bij een datalek dat risico geeft voor je rechten melden we dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het risico hoog is, ook aan jou.
9. Je rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken, voor cookies via Cookie-instellingen onderaan de pagina.
- Zelf regelen: in je account onder Privacy en account kun je je gegevens downloaden en je account verwijderen. Je profiel wijzig je zelf.
- Via ons: mail support@kwikly-services.com. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door in te loggen.
- Teamlid of klant van een bedrijf: voor gegevens in Kwikly Business ga je eerst naar dat bedrijf. Wij helpen het bedrijf daarbij.
10. Minderjarigen
Kwikly is voor mensen van 18 jaar en ouder. We verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen. Merken we dat toch, dan verwijderen we ze.
11. De app
De apps voor iOS en Android tonen het platform en gebruiken daarnaast een apparaattoken voor pushmeldingen, het besturingssysteem en de appversie. Locatie vraagt de app alleen op de momenten uit artikel 4, met jouw toestemming in de telefoon. In de app gebruiken we geen Meta Pixel.
12. Cookies
Lees de cookieverklaring. Statistiek- en marketingcookies plaatsen we alleen na toestemming.
13. Klacht
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als ons platform of de wet verandert. Bovenaan staat de versie en datum. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je per e-mail of in je account weten.